ระบบ Time and Attendance Management ถูกใช้งานโดยพนักงานทุกคน ดังนั้น “ความง่ายในการใช้งาน” จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่สุด และระบบ “Gulf CSM” ก็ใช้งานง่ายและสามารถนำมาใช้ได้อย่างราบรื่น
สร้างระบบเพื่อ “สภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมิตรกับพนักงาน”
Tenmaya Co., Ltd. ซึ่งดำเนินธุรกิจห้างสรรพสินค้าในภูมิภาคจูโกกุ ได้ปรับแต่งระบบ “Gulf CSM Time and Attendance Management” ให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติส่งเสริมมาตรการเพื่อสนับสนุนการเลี้ยงดูบุตรรุ่นต่อไป (Act on Advancement of Measures to Support Raising Next-Generation Children)
การปรับแต่งนี้มีเป้าหมายเพื่อช่วยให้พนักงานที่มีบุตรสามารถสร้างสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงานได้ดีขึ้น พร้อมสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมิตรต่อพนักงานทุกคน ระบบดังกล่าวรองรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลายของห้างสรรพสินค้า โดยมีฟังก์ชันการลงกะงานแบบเข้าใจง่าย การบันทึกเวลาเข้าออกด้วยบัตร และระบบแจ้งเตือนด้านแรงงานที่ช่วยบริหารเวลาทำงานอย่างเหมาะสม สนับสนุนการปฏิรูปวิถีการทำงาน (Workstyle Reform) ของพนักงาน
คุณสมบัติของระบบที่สนับสนุนการปฏิรูปวิถีการทำงาน
Function List
- สามารถประเมินชั่วโมงการทำงานที่คาดว่าจะใช้ได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัคร
- คำนวณเวลาทำงานละเอียดระดับนาที
- บริหารเวลาทำงานของพนักงานสัญญาจ้างรายงวด
- ตรวจสอบสถานะการเข้าร่วมประกันสังคมของพนักงาน
- รองรับระบบเวลาทำงานแบบยืดหยุ่นและการจัดการวันหยุดตามกำหนด
- ปรับสมดุลวันหยุดประจำปีและวันลาพักร้อนให้ถูกต้องตามกฎหมาย
- จัดการและปรับกะงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ป้องกันการทำงานเกินเวลาที่อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านสุขภาพ
- ให้พนักงานตรวจสอบและยืนยันเวลาทำงานของตนเองได้
เสียงจากลูกค้า: ความท้าทายและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
Before Implementation
- ระบบบริหารเวลาใช้บัตรตอกแบบกระดาษ และไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานแบบเรียลไทม์ได้ในทุกสาขา (9 ห้างสรรพสินค้า และร้านภายนอกอีกประมาณ 25 แห่งในภูมิภาคจูโกกุและชิโกกุ)
- แม้จะมีการทำงานร่วมกับสหภาพแรงงานเพื่อรายงานการทำงานล่วงเวลาอย่างเป็นธรรม แต่ก็ยังไม่สามารถตรวจสอบได้ครบถ้วนในทุกกรณี
- มีรูปแบบกะงานมากกว่า 600 แบบทั่วทั้งบริษัท ทำให้การจัดตารางกะใช้เวลามากและไม่มีระบบตรวจสอบความผิดพลาด
After Implementation
- สามารถติดตามสถานะการเข้างานของพนักงานทุกสาขาแบบเรียลไทม์ ผู้จัดการสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่า “ใครทำงานอยู่ ที่ไหน และเวลาใด”
- ระบบแจ้งเตือน (Alert) แจ้งผู้จัดการเมื่อมีการทำงานล่วงเวลาเกินกำหนด เพื่อให้สามารถป้องกันปัญหาได้ล่วงหน้า
- ระบบช่วยตรวจจับความคลาดเคลื่อนของชั่วโมงการทำงานและโอที ทำให้สามารถระบุ “โอทีแฝง” และบริหารแรงงานได้ถูกต้อง
- ขณะกรอกกะงาน ระบบสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อตกลงมาตรา 36 ได้ในระดับบุคคล ช่วยให้การบริหารเวลาทำงานแม่นยำขึ้น
พื้นหลังของการนำระบบมาใช้
เมื่อเทียบกับอุตสาหกรรมซูเปอร์มาร์เก็ตหรือร้านอาหาร ห้างสรรพสินค้ามีประเภทการจ้างงานและเวลาทำงานที่หลากหลายมาก ทำให้การบริหารแรงงานมีความซับซ้อน ก่อนหน้านี้ การจัดการแรงงานดำเนินการด้วยวิธีแมนนวล ใช้กระดาษและตรวจสอบด้วยสายตา จึงจำเป็นต้องเปลี่ยนจากระบบอนาล็อกมาเป็นระบบดิจิทัลอย่างเร่งด่วน
นอกจากนี้ เนื่องจากพนักงานมีหลายช่วงอายุ โดยเฉพาะกลุ่มผู้สูงอายุที่ไม่คุ้นเคยกับคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ตโฟน ระบบจึงต้องใช้งานง่ายและเป็นมิตรต่อผู้ใช้
แนวคิดหลักในการคัดเลือกระบบมี 3 ข้อ คือ “สร้างกะงานได้ง่าย,” “บันทึกเข้าออกและยื่นคำขอทำงานล่วงเวลาได้สะดวก,” และ “สามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญด้านแรงงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ”
เหตุผลที่เลือกใช้โซลูชันของ GulfNet
ระบบ “Gulf CSM” มาพร้อมฟังก์ชันหลัก 3 ด้าน ได้แก่ การสร้างกะงาน, การบันทึกเข้าออกและคำขอทำงานล่วงเวลา, และการบริหารแรงงานพร้อมระบบแจ้งเตือน ซึ่งตอบโจทย์ทั้งหมดได้ในระบบเดียว
อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายทำให้พนักงานหน้างานสามารถใช้งานได้ทันที และเนื่องจากจำนวนคอมพิวเตอร์ในพื้นที่ขายมีจำกัด ความสามารถในการสร้างกะผ่านแท็บเล็ตในอนาคตก็เป็นอีกเหตุผลสำคัญที่เลือกระบบนี้
อีกปัจจัยหนึ่งที่โดดเด่นคือความสามารถในการปรับแต่งระบบให้ตรงตามกระบวนการจริงของพนักงาน เช่น การบันทึกเข้าออก การยื่นคำขอล่วงเวลา โดยทีมวิศวกรของ GulfNet สามารถพัฒนาฟังก์ชันเพิ่มเติมตามข้อเสนอของเราได้โดยตรง
จุดเด่นและข้อได้เปรียบของระบบ
ต่างจากระบบบัญชีหรือระบบเงินเดือน ระบบบริหารเวลาเข้างานเป็นระบบที่พนักงานทุกคนต้องใช้งาน ดังนั้น “ความง่ายในการใช้งาน” จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่สุด และระบบ “Gulf CSM” ก็สามารถตอบโจทย์ข้อนี้ได้อย่างดีเยี่ยม การติดตั้งระบบดำเนินไปอย่างราบรื่นและได้รับคำชมอย่างมากจากผู้ใช้
ฟังก์ชันการ “บันทึกเวลาเข้าออก” และ “คำขอทำงานล่วงเวลา” ถูกออกแบบให้ใช้งานง่ายเหมือนตู้ ATM โดยใช้แท็บเล็ตและเครื่องอ่านบัตร IC ทีมเทคนิคของ GulfNet พัฒนาระบบให้สอดคล้องกับสภาพการทำงานจริง ทำให้เราพึงพอใจอย่างยิ่ง
ต่อจากนี้ เราจะยังคงพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง และตั้งเป้าที่จะเป็นบริษัทห้างสรรพสินค้าที่มีระบบบริหารเวลาเข้างานที่ดีที่สุดในญี่ปุ่น
Implementation Benefits
- สามารถตรวจสอบสถานะการเข้างานแบบเรียลไทม์ ทำให้แก้ไขปัญหาด้านแรงงานได้รวดเร็วกว่าที่ผ่านมา
- ผู้จัดการหน้างานตระหนักถึงชั่วโมงการทำงานจริงของพนักงานมากขึ้น ส่งผลให้ชั่วโมงรวมของแรงงานลดลง
- แม้ในช่วงปลายปีที่มีงานมาก ชั่วโมงการทำงานลดลง 20–30% เมื่อเทียบกับปีก่อนหลังติดตั้งระบบ
- การสร้างกะงานอัตโนมัติช่วยให้คำนวณเวลาทำงานได้อย่างแม่นยำ และตรวจสอบวันหยุดได้สะดวกขึ้น
- การใช้บัตร IC แทนบัตรตอกช่วยลดภาระงานเอกสารและต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร
- บัตร IC ถูกแจกจ่ายให้พนักงานทุกคน และบริษัทกำลังพิจารณานำไปใช้ควบคุมการเข้าออกพื้นที่ภายในในอนาคต