ความน่าเชื่อถือของโซลูชันจาก GulfNet ในการแก้ไขปัญหา พร้อมการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ทำให้เราเกิดความมั่นใจและคาดหวังในสิ่งที่ดียิ่งขึ้น
Gyoza no Mansyu Co., Ltd.
A restaurant company that provides Chinese cuisine made entirely with in-house ingredients, including their signature gyoza. With 102 directly operated stores mainly in Tokyo and Saitama, the company also sells its gyoza, noodles, sauces, and side dishes both in stores and online.
นำธุรกิจและจุดเด่นของบริษัท
บริษัท เกี๊ยวซ่า โนะ มันชู จำกัด ประกอบธุรกิจผลิตและจำหน่ายสินค้าอาหาร รวมถึงการบริหารร้านอาหารจีน ปัจจุบันเรามีทั้งหมด 102 สาขา ได้แก่ จังหวัดไซตามะ 50 สาขา โตเกียว 35 สาขา คานากาวะ 1 สาขา กุนมะ 6 สาขา โอซาก้า 8 สาขา และเฮียวโงะ 2 สาขา
เรามีพนักงานรวมประมาณ 2,300 คน แบ่งเป็นพนักงานประจำราว 500 คน และพนักงานพาร์ทไทม์หรือชั่วคราวราว 1,800 คน ทุกขั้นตอนตั้งแต่การจัดซื้อ ผลิต ขนส่ง ทำอาหาร ไปจนถึงการขาย เราดำเนินการเองทั้งหมดภายในองค์กร
อะไรคือจุดเริ่มต้นในการพิจารณาใช้บริการนี้ และในตอนนั้นกำลังเผชิญกับปัญหาอะไร
ก่อนหน้านี้ เราใช้ระบบจัดการเวลาเข้างานของบริษัทภายนอก และทำตารางกะงานด้วยกระดาษ ซึ่งระบบเดิมไม่สามารถเชื่อมโยงกับการจัดการกะงานได้อย่างสมบูรณ์ เราจึงเริ่มมองหาระบบใหม่ที่สามารถเชื่อมโยงทั้งสองส่วนเข้าด้วยกันอย่างราบรื่น
หนึ่งในปัญหาหลักคือ การทำความเข้าใจสภาพการทำงานจากสำนักงานใหญ่ได้อย่างถูกต้อง แม้นโยบายของเราคือให้พนักงานทำงาน 5 วันต่อสัปดาห์ แต่ในความเป็นจริงบางสาขาไม่สามารถจัดตารางให้เป็นไปตามนั้นได้ หรือมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การรายงานจากหน้าร้านแบบเรียลไทม์จึงทำได้ยาก ทำให้มักขาดข้อมูลครบถ้วน เราจึงต้องการรวมระบบบริหารเวลาและการจัดกะเข้าด้วยกัน เพื่อให้เห็นข้อมูลการทำงานจริงแบบเรียลไทม์และปรับปรุงสภาพการทำงานให้ดีขึ้น
อีกหนึ่งประเด็นคือ การเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และส่งเสริมเป้าหมายด้าน SDGs ผ่านการลดการใช้กระดาษ โดยการทำให้กระบวนการทั้งหมดของการจัดกะงานเป็นระบบดิจิทัล เราคาดหวังให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถจัดการงานได้ออนไลน์ทั้งหมด ถือเป็นก้าวแรกสู่การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบไร้กระดาษอย่างเต็มรูปแบบ
ตอนเลือกผู้ให้บริการ มีเกณฑ์พิจารณาอย่างไร และทำไมถึงตัดสินใจเลือก GulfNet
ในตอนแรก เราขอให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจช่วยแนะนำผู้ให้บริการหลายราย แต่เมื่อพูดคุยกับแต่ละบริษัท เราพบว่าหลายรายเน้นเฉพาะระบบจัดการกะงานเป็นหลัก ซึ่งไม่ตรงกับสิ่งที่เราต้องการ ในขณะที่ GulfNet มีระบบบริหารเวลาเข้างานที่มีความสามารถครบถ้วน และสามารถเชื่อมต่อกับระบบกะงานได้อย่างลงตัว นั่นคือจุดที่เรามองเห็นความแตกต่าง
เรายังรู้สึกมั่นใจในโครงสร้างการสนับสนุนของ GulfNet ที่ให้คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติเพื่อให้การใช้งานในสถานที่จริงเป็นไปอย่างราบรื่น GulfNet ไม่ได้เพียงขายระบบ แต่คอยดูแลเราตลอดตั้งแต่ขั้นตอนติดตั้งจนถึงการใช้งานในแต่ละวัน ซึ่งเราชื่นชมมาก
ในช่วงติดตั้งระบบ มีอุปสรรคหรือความท้าทายอะไรบ้างไหม
เนื่องจากก่อนหน้านี้การจัดกะงานด้วยกระดาษไม่ได้มีปัญหาใหญ่ และหลายสาขาไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์ ทำให้ช่วงแรกพนักงานบางส่วนรู้สึกต่อต้านและพูดว่า “ใช้ไม่ได้หรอก” เราจึงต้องใช้เวลาในการฝึกอบรมและสร้างความเข้าใจ
GulfNet ได้จัดอบรมหลายครั้ง และเราก็สร้างทีมสนับสนุนภายในเพื่อช่วยกันผลักดัน แม้ช่วงเริ่มต้นจะไม่ราบรื่น แต่หลังจาก 3–6 เดือน ทุกคนเริ่มคุ้นเคยและสามารถใช้งานได้อย่างไม่มีปัญหา ปัจจุบัน ในการประชุมผู้จัดการสาขาประจำเดือน ผู้จัดการที่ใช้ระบบคล่องแล้วจะช่วยสอนผู้อื่น ทำให้การใช้งานทั่วทั้งองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็ว
หลังจากนำระบบมาใช้แล้ว มีผลลัพธ์อย่างไรบ้าง ทั้งในสำนักงานใหญ่และหน้าร้าน
สำนักงานใหญ่
ระบบบริหารเวลาเข้างานสามารถแสดงบันทึกการทำงานประจำวันได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ตรวจสอบข้อมูลได้ทันทีและบรรลุเป้าหมายสำคัญคือ “การเข้าใจข้อมูลกะงานและเวลาเข้างานอย่างถูกต้อง”
นอกจากนี้ การเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่น ๆ เช่น ระบบเงินเดือน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมากและลดเวลาการทำงานได้มาก ระบบยังสามารถสร้างรายงานเฉพาะ เช่น รายชื่อพนักงานตามอายุงาน ซึ่งช่วยงานด้าน HR ได้ดีขึ้น
หน้าร้าน
สิ่งที่เห็นผลชัดที่สุดคือแอปจัดกะสำหรับพนักงาน ก่อนหน้านี้พนักงานต้องส่งใบกะงานกระดาษซึ่งบางครั้งตกหล่น แต่ตอนนี้ปัญหานั้นหมดไป ผู้จัดการสามารถเริ่มจัดตารางได้ทันทีหลังจากได้รับคำขอครบ ทำให้เสร็จเร็วขึ้นกว่าก่อนหน้า 3–5 วัน พนักงานยังบอกว่า “ใช้ง่ายกว่ากระดาษ”, “เช็กกะในมือถือสะดวกมาก”, “วางแผนชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้น”
ส่วนระบบบริหารเวลาเข้างาน การเปลี่ยนจากสแกนเส้นเลือดมาเป็นระบบจดจำใบหน้า ช่วยให้ใช้งานเร็วและสะดวกกว่าเดิม โดยเฉพาะในฤดูหนาวที่เครื่องสแกนเส้นเลือดมักขัดข้อง ตอนนี้สามารถสแกนได้แม้ใส่หน้ากาก และร้านยังสามารถอัปเดตข้อมูลการลงทะเบียนเองได้ โดยไม่ต้องผ่านสำนักงานใหญ่เหมือนเดิม
มีสิ่งใดที่เหนือความคาดหมายหลังจากเริ่มใช้งานระบบไหม
ที่สำนักงานใหญ่ เราไม่คาดว่าจะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลพนักงานกับระบบอื่นได้ละเอียดขนาดนี้ ทำให้สามารถปรับปรุงงานบางส่วนที่ไม่ได้วางแผนไว้แต่แรกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับหน้าร้าน ระบบจัดการกะงานช่วยให้ผู้จัดการเห็นภาพรวมของกำลังคนแต่ละสาขาได้ชัดขึ้น เช่น “สาขานี้ขาดคน” หรือ “สาขานั้นมีพนักงานเกิน” ทำให้สามารถช่วยเหลือกันและโยกย้ายพนักงานได้อย่างเหมาะสม
มีแผนต่อไปในอนาคตอย่างไร
ในฐานะส่วนหนึ่งของการดำเนินงานตามเป้าหมาย SDGs เรากำลังส่งเสริมระบบไร้กระดาษ โดยร่วมกับ GulfNet เพื่อเริ่มนำระบบสัญญาจ้างงานแบบดิจิทัลมาใช้ และเพื่อผลักดันให้สาขาต่าง ๆ ใช้งานได้จริง เรายังตั้งเป้าพัฒนา “ผู้นำด้าน IT” ภายในองค์กร
ที่ผ่านมา เรามีการนำระบบอัตโนมัติและ IoT มาใช้ เช่น POS, ระบบสั่งอาหารอัตโนมัติ และหน้าจอสัมผัสในร้านอาหาร ดังนั้นเราต้องการเดินหน้าพัฒนา Digital Transformation (DX) ต่อไป และเราหวังว่าจะได้รับคำแนะนำและการสนับสนุนจาก GulfNet อย่างต่อเนื่อง